Inbox Zero
Heb jij dat nou ook dat je hoofd altijd vol is? Wil je weten wat mijn idee erover is? Het is een fenomeen, wat zich niet alleen in je hoofd afspeelt, maar ook op zolder, de voorradkast en je kledingkast én dus ook je inbox.
In dit blog leg ik graag het een en ander uit over de Inbox Zero methode waardoor jij veel meer rust zult krijgen. Op een later tijdstip ga ik het ook hebben over de zolder, de voorradkast en je kledingkast.
Rust in je mailbox
Je kent het misschien wel: je opent je e-mail en wordt direct overweldigd door tientallen, misschien wel honderden berichten. Sommige vragen direct je aandacht, andere blijven liggen. En voor je het weet, zit je hoofd net zo vol als je inbox.
Inbox Zero is een eenvoudige methode om weer rust en overzicht te krijgen. Het is geen wedstrijd om nul mails te hebben – hoewel ik dat af en toe probeer. 😉
Het is een manier om bewust om te gaan met de digitale post – zodat jij je energie kunt richten op wat écht belangrijk is.
Maar voor je verder leest, adem minstens drie keer bewust in en uit. Voel hoe je lichaam op het rithme van je adem meebeweegt. Word je bewust van wat je voelt.
Wat is Inbox Zero precies?
Het idee van Inbox Zero is simpel: je zorgt ervoor dat je inbox geen verzamelplek wordt, maar een plek van helderheid. Door elke mail bewust te behandelen, blijft je hoofd leeg en je aandacht bij het hier en nu.
Het gaat dus niet alleen om minder mails, maar vooral om meer ruimte in jezelf.
De vijf stappen naar een lege inbox
Delete (Verwijder)
E-mails waar je niet op zit te wachten mogen meteen weg. Denk aan reclame, spam en nieuwsbrieven van bedrijven waar je de laatste jaren geen zaken mee hebt gedaan. En vergeet bij de laatste niet om je meteen uit te schrijven. (Tip: Deze kun je ook toepassen op andere levensgebieden…)
Delegate (Delegeer)
Hoef jij dit niet te doen? Stuur het door naar degene die het wel moet oppakken. Zet er wel even een vriendelijk bericht bij. Wel zo netjes.
Respond (Reageer)
Als je er binnen twee minuten op kunt antwoorden, doe het dan meteen.
Defer (Uitstellen)
Heeft de actie op dit mailtje meer tijd nodig? Plan het dan bewust in. Zet het op je takenlijst, bijvoorbeeld in Trello maar haal het mailtje uit je inbox.
Do (Doe het meteen)
Sommige dingen kun je direct afhandelen. Adem in, adem uit – en rond het af. Als je dit niet doet, lees je nog 25 keer over dit mailtje heen, wat je elke keer weer opnieuw tijd kost en in je hoofd blijft hangen. Doodvermoeiend. Doe het meteen, is wel de belangrijkste boodschap.
Praktische tips voor meer rust in je mailbox
Plan vaste e-mailmomenten in
Open je mailbox niet de hele dag door. Kies bijvoorbeeld een moment in de ochtend en een in de middag. Zo voorkom je dat je voortdurend wordt afgeleid en wellicht weer blijft hangen bij al die ander mailtjes in je inbox.
Gebruik labels of mapjes
Net als je yogamat een plek is waar je je kunt concentreren, kun je ook je mail structureren. Maak bijvoorbeeld een mapje ‘Wachten op antwoord’ of ‘Later behandelen’.
Laat je inbox niet je dag bepalen
Begin je dag niet met e-mail. Begin met jezelf. Een kop thee, een ademoefening (zie boven), een paar zachte yogaoefeningen – en dan pas je inbox. Sluit je e-mailprogramma dan en zet ook de meldingen ervan uit. Het kan echt wachten! Niemand verwacht binnen 30 seconden bericht terug.
Waarom werkt Inbox Zero?
Door rust te brengen in je digitale wereld, creëer je ook meer rust in jezelf.
Je hebt minder afleiding in je hoofd, je voelt je minder opgejaagd en je kunt je daardooer beter concentreren.
Net als op de mat: ruimte in je lichaam zorgt voor meer ruimte in je leven.
Deze methode kun je echt op veel meer gebieden van je leven toepassen.
Tot slot
Inbox Zero is geen doel op zich, maar een uitnodiging om je digitale omgeving bewuster waar te nemen. Misschien had je er nog nooit over nagedacht hoeveel vinkjes je al maanden open hebt staan. En elke keer geven ze je een gevoel van ‘oh, shit, dit heb ik ook nog op mijn lijstje staan! of ‘ah, dit moet ik ook nog steeds beantwoorden!’
Heel eerlijk, dat geeft geen prettig en blij gevoel, toch?!?
Als je mijn tips van de Inbox Zero methode opvolgt, blijft er meer tijd over voor wat je écht belangrijk vindt – al was het maar het lezen van een goed boek.
Wil jij ook...
… dieper induiken in de Inbox Zero methode om met meer aandacht te leven en te werken?
Neem dan gerust contact op voor een kennismaking van een half uur – geheel gratis.